【《归档文件整理规则》操作指南】在日常的档案管理工作中，归档文件的整理是一项基础而重要的工作。它不仅关系到文件的规范性与可检索性，也直接影响到后续的信息查询与使用效率。为了确保归档工作的科学性、系统性和可操作性，依据《归档文件整理规则》，制定本操作指南，旨在为相关工作人员提供清晰、实用的操作指引。

一、归档文件的基本概念

归档文件是指在机关、团体、企事业单位等组织的日常工作中，经过处理并具有保存价值的文件材料。这些文件包括但不限于：公文、会议记录、计划总结、合同协议、财务资料、技术文档等。

归档文件的整理，是指按照一定的标准和程序，对已办理完毕的文件进行分类、排列、编号、装订、编目等操作，使其形成有序、便于管理和利用的档案。

二、归档文件整理的基本原则

1. 真实性原则：归档文件必须是真实、完整的原始材料，不得随意删改或伪造。

2. 完整性原则：应将文件的正件与附件、正文与批注、请示与批复等配套材料一并归档。

3. 系统性原则：按文件的内容、来源、时间、性质等因素进行合理分类，确保结构清晰、层次分明。

4. 实用性原则：归档文件应便于查阅、调用和长期保存，避免因格式混乱影响使用效率。

三、归档文件整理的具体步骤

1. 文件收集与初步筛选

在文件处理完成后，由承办人或文书人员对文件进行初步筛选，确定是否属于归档范围。对于非归档类文件（如临时性通知、未完成事项等），应另行处理，不得混入归档文件中。

2. 文件分类与编号

根据《归档文件整理规则》的要求，对文件进行分类。常见的分类方式包括：

- 按年度分类（如2023年、2024年）

- 按问题分类（如人事、财务、项目等）

- 按机构或部门分类

- 按文种分类（如通知、报告、请示、函等）

每类文件应统一编号，编号方式可采用“年度+类别+顺序号”等形式，确保编号唯一且易于识别。

3. 文件排列与装订

文件应按照一定的顺序排列，通常以时间先后为序，也可根据实际需要调整。排列完成后，应对文件进行装订，常用方式有：

- 针线装订

- 胶装

- 打孔装订

装订时应注意保持文件整洁，避免折页、破损等情况发生。

4. 编目与目录编制

对已整理好的归档文件，应编制目录，内容包括：

- 文件名称

- 日期

- 作者/单位

- 文号

- 页数

- 备注信息

目录应单独成册，便于查找和管理。

5. 归档与保管

完成上述步骤后，将文件按类别归入相应的档案柜或档案盒中，并做好标签标识。同时，应定期检查档案的保存状况，防止受潮、虫蛀、霉变等问题。

四、注意事项

- 归档工作应由专人负责，确保责任明确、流程规范。

- 对于涉及机密或敏感信息的文件，应严格按照保密规定进行管理。

- 定期对归档文件进行清点和核对，确保档案数量与目录一致。

- 鼓励使用电子档案辅助管理，提高工作效率与准确性。

五、结语

归档文件整理是一项细致而重要的工作，虽然看似简单，但其背后蕴含着对档案管理规范化、制度化的深刻要求。通过遵循《归档文件整理规则》，结合实际情况灵活运用，能够有效提升档案管理的质量和效率，为组织的长远发展提供坚实的信息保障。

附录：常见归档文件类型参考表（略）

附录：归档文件编号示例（略）