为了规范公司对供应商相关资料文件的管理，确保信息的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。以下为具体管理细则：

一、适用范围

本制度适用于与公司合作的所有供应商的相关资料文件管理，包括但不限于供应商资质证明、合作合同、质量保证文件、往来邮件及沟通记录等。

二、资料分类与归档

1. 分类标准：根据资料性质和用途，将供应商资料分为资质类、合作类、技术类和沟通类。

- 资质类：如营业执照、税务登记证、生产许可证等；

- 合作类：如采购合同、合作协议等；

- 技术类：如产品规格书、技术参数说明等；

- 沟通类：如会议纪要、邮件往来等。

2. 归档方式：

- 纸质资料：按照分类分别存放在指定档案柜中，并做好标识。

- 电子资料：统一上传至公司内部文档管理系统，设置权限以保障信息安全。

三、资料保管与保密

1. 保管责任：各部门应明确专人负责供应商资料的日常管理和维护。

2. 保密措施：对于涉及商业机密或敏感信息的资料，需严格控制访问权限，防止未经授权的查阅或复制。

3. 定期检查：每季度对所有供应商资料进行一次全面清查，确保无遗失或损坏情况发生。

四、更新与销毁

1. 及时更新：当供应商提供新的资料或原有资料发生变化时，应及时更新至系统内。

2. 定期销毁：超过保存期限且不再需要的资料，在经过审批后集中销毁，避免信息泄露风险。

五、培训与监督

1. 员工培训：定期组织相关人员学习本制度及相关法律法规知识，提高业务水平。

2. 监督检查：由审计部门不定期抽查执行情况，发现问题立即整改。

通过以上措施，我们期望能够建立起一套科学合理的供应商资料管理体系，从而更好地服务于公司的长远发展需求。希望全体员工能够严格按照本制度操作，共同维护良好的工作秩序。

以上即为《供应商资料文件管理制度》的具体内容，请各位同事认真阅读并遵照执行。如有疑问或建议，请随时向行政部反馈！