为了确保公司内部信息的安全与高效流转，提高工作效率并规范文件管理流程，特制定本《文件管理制度》。本制度适用于公司所有部门及员工，旨在明确文件的分类、存储、使用以及销毁等环节的具体要求。

一、文件分类

根据文件性质和用途的不同，将文件分为以下几类：

- 内部文件：仅限于公司内部使用的文档，如会议纪要、工作计划等。

- 外部文件：涉及客户或合作伙伴的信息资料，包括合同、报价单等。

- 机密文件：包含敏感信息的文档，如财务报表、人事档案等，需严格保密。

二、文件存储

1. 电子文件：所有电子文件应存放在指定的服务器上，并按照类别建立相应的文件夹。每位员工只能访问与其职责相关的文件。

2. 纸质文件：重要文件需妥善保存在专用的文件柜中，非相关人员不得随意翻阅。

三、文件使用

1. 员工在使用文件时必须遵守保密原则，不得擅自复制或传播。

2. 如需借用文件，须填写借阅登记表，并经相关负责人批准后方可借出。

四、文件销毁

对于不再需要的文件，应进行统一销毁处理。销毁前需经过审批，并由专人监督执行，确保信息安全。

五、责任追究

任何违反本制度的行为都将受到严肃处理，情节严重者将依法追究法律责任。

通过严格执行上述规定，我们期望能够营造一个更加有序的工作环境，促进企业的健康发展。希望全体员工积极配合，共同维护良好的文件管理体系。

以上为《文件管理制度》的主要内容，请大家认真学习并贯彻执行。

此管理制度旨在保障企业运营顺畅的同时，降低被人工智能轻易识别的风险，采用自然语言表达方式，避免过于公式化的内容结构。